Potenziale der KI für die Verwaltung 

Erfolgsfaktoren und Stolpersteine der digitalen Transformation: Wie kann die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung gelingen und die Möglichkeiten und Potenziale der KI für die Verwaltung genutzt werden? Es folgt eine fiktive Geschichte, basierend auf meinen Erfahrungen der vergangenen Jahre, die in Teilen Sarkasmus enthält. Dies bitte mehr als Stilelement als eine Herabwürdigung der in der Verwaltung tätigen Menschen deuten.

Künstliche Intelligenz: Großes Potenzial in wirtschaftlich schwierigen Zeiten

Nehmen wir mal an, ich würde noch im öffentlichen Dienst arbeiten. Plötzlich gibt es so etwas wie Künstliche Intelligenz. Mal angenommen, ich würde das Potenzial darin erkennen und erahnen, dass ich endlich eine Chance hätte, meinen Personalengpässen mit mehr Effizienz durch den Einsatz von KI zu begegnen. Die äußerst angespannte Haushaltslage motiviert mich zusätzlich, alles zu geben, um KI in die Verwaltung zu bringen.

Wo könnte der Startpunkt sein?

Im besten Fall sitze ich in einer Abteilung, die Einfluss auf die gesamte Behördenlandschaft meiner Stadt hat. Ich habe einen sehr guten Draht zur obersten Führungsebene. Wir wissen: Ohne Unterstützung der Führung wird eine Transformation, wie sie durch KI ausgelöst wird, nur schwer umsetzbar sein.

Nach Monaten des Miteinanderredens zieht die oberste Führungsebene nun mit. Somit begebe ich mich auf die Suche nach Weggefährt:innen. Neue Welten erkundet man am besten gemeinsam. Je bunter und verschiedener die Menschen, so spannender die Reise. Durch die Vielfalt der Persönlichkeiten könnte unsere Gruppe einzelne Mitarbeitendentypen in der Verwaltung vertreten und ihre Perspektive in den Transformationsprozess einnehmen. Ich bin Enthusiastin und schnell am Start, wenn es um Veränderungen geht, dennoch braucht es im Team ebenso Kritiker:innen, Strukturliebende etc. 

Vernetzung und voneinander lernen – über den Tellerrand hinausschauen

Mal angenommen, ich konnte ein solches Team zusammenstellen, gilt es nun folgende Frage zu beantworten:

• Wie machen andere das mit KI, von wem können wir national, international lernen?
• Welche Konferenzen, Netzwerke, Communities, Wissensquellen sind interessant?
• Wie lauten gesetzliche Vorgaben?
• Gibt es bereits KI-Richtlinien der Länder, an denen wir uns orientieren können oder müssen/dürfen/können wir diese mitgestalten?

Wir strömen aus und erkunden diese Welten, um Anregungen für die Umsetzung und Einführung der KI in unsere Verwaltungslandschaft mitzunehmen.

Keine Transformation ohne Beteiligung

Als Team gehen wir parallel in unserer Belegschaft auf die Suche nach an künstlicher Intelligenz interessierten Personen.  

Es kann eine Herausforderung sein, Menschen für ein Projekt zu gewinnen, das nicht klar zu umreißen ist, weder in Bezug auf den Inhalt noch auf die zeitliche Ressource – wie ist das möglich in der öffentlichen Verwaltung? Planung, Struktur, Sicherheit sind Bestandteile der Organisationskultur. Im besten Fall hat die Behörde in den letzten Jahren während der digitalen Transformation bereits viel gelernt und blickt zuversichtlich auf das nächste IT-Projekt – langsam werde ich nachdenklich:

• Wie viele Projekte waren in der Vergangenheit wirklich erfolgreich?
• Wieviel Mehrbelastung der Mitarbeitenden ist durch diese Projekte entstanden?
• Ist Software, die zum Einsatz kam, wirklich funktional und hat sie die Verwaltungswelt verbessert?
• Kann es uns gelingen, für die Einführung von KI weitere motivierte Kolleg:innen zu gewinnen? Oder ist die Frustration bereits zu groß?

Als resilienter Mensch gehe ich zuversichtlich und optimistisch davon aus, dass Menschen freudig und motiviert auf die Reise in Richtung der Welt der KI blicken. In unseren Gesprächen und auch in der so guten Kommunikation unserer Führungskräfte in Richtung der Belegschaft konnten wir hinreichend begreifbar machen, welche Potenziale die KI für die Verwaltung mit sich bringt. So finden wir mit unserer Gruppe zahlreiche Beteiligte, die Lust auf Vernetzung, das Erkunden unbekannter Welten haben und motiviert sind, neben ihren Hauptaufgaben, die KI in alle Bereiche der Verwaltung zu bringen.

Schritt für Schritt

Und nun – wo fangen wir an? Erst Richtlinie erlassen und Mitarbeitende zu Datenschutz und allgemein KI schulen? Vielleicht sollten wir auch erst einmal alle Prozesse anschauen und gucken, wo KI nutzen könnte? Uns läuft ein wenig die Zeit davon, aber das kennen wir ja bereits: Alle anderen – allen voran die freie Wirtschaft – arbeiten ja schon mit KI. Wir hängen mal wieder hinterher.

Unser Team spürt, dass wir schnell hinterherziehen, Software auswählen und die Menschen in die Nutzung bringen sollten. Aus der Erkundung des Marktes haben wir verschiedene Anbieter testen können, die vor allem in Bezug auf Datenschutz vertrauenswürdig erscheinen. Die Kosten behalten wir natürlich im Blick. Ob sich damit unsere Bedarfe abdecken lassen? Keine Ahnung, wir kennen diese ja noch gar nicht. Somit lass uns erst einmal starten.

KI ganz konkret

Wie geht es nun konkret los? Als Arbeitgeberin sind wir dazu gesetzlich verpflichtet, alle Mitarbeitenden zu befähigen, KI rechtssicher zu nutzen. Erst danach dürfen Arbeitnehmer:innen KI konkret in ihrem Arbeitsalltag anwenden. In der Wissenschaft wird schon lange Moodle als Online-Lernumgebung genutzt, in unserer Verwaltung eher nicht. Somit erstellen wir in dieser Lernumgebung zunächst einen Kurs „Online Lernen mit Moodle“, da wir ahnen, dass es viele Rückfragen geben wird und dazu geht ein zweiter Link an alle Mitarbeitenden raus: „Einführung in die KI“. Die KI-Richtlinie zur Nutzung von KI folgt dann später. So schnell sind wir hier nicht. 

Parallel zu unseren Netzwerk- und Kommunikationsaktivitäten und unserer täglichen bisherigen Arbeit haben wir über Monate in einer kleinen Gruppe verschiedene KI-Anbieter getestet, die für den öffentlichen Dienst geeignet ist. Die Entscheidung ist gefallen. Wir rollen aus. Also in Teilen – und nur an diejenigen, die bereits den Online-Kurs besucht haben. Die KI im vollen Umfang bereitzustellen, geht aus Kostengründen nicht. Auch ist die Nutzung auf eine bestimmte Anzahl von Anfragen pro Person beschränkt, danach stoppt die KI und bittet darum, am nächsten Tag weiter zu arbeiten. Die Nutzung kostet schließlich Geld und wir müssen sparen.  

Stolpersteine digitaler Transformation

Auf unseren Fluren hören wir Gemurmel: Die Kolleg:innen scheinen Angst zu haben, Fehler beim Austesten der KI zu machen. Sie sagen auch, dass die KI nicht das gemacht hat, was sie wollten und sie dann doch ihr privates chatGPT genutzt haben. Einige verstehen überhaupt nicht, was das soll. Damit macht doch nur bunte Bildchen, oder? Und überhaupt, wenn sie jetzt anfangen mit KI zu arbeiten, dann würden sie bald ersetzt werden. Und wiederum andere rufen nur lächelnd ins Nachbarbüro: “Ach, weißt du, ich hab nur noch 7 Jahre – das sitze ich aus.”

Du ahnst, worauf ich mit diesem Beitrag hinaus will, oder? Die Digitalisierung und nun die Einführung von KI in der öffentlichen Verwaltung ist eine wahre Herausforderung.

Ein auf Sicherheit und Struktur basierendes System mit Beschäftigten, die es über Jahre gewohnt waren, einen soliden Job (manchmal mehr, manchmal wesentlich weniger) zu machen, nicht unbedingt danach streben und es über die ganzen Arbeitsjahre nicht gelernt haben – da es nur bedingt nötig erschien -, sich aus sich selbst heraus weiterzuentwickeln, Prozessdenken zu etablieren und dem Trial and Error Prinzip zu folgen, um stetig besser zu werden und selbstständiges Lernen zu leben, soll sich nun in rasender Geschwindigkeit der künstlichen Intelligenz zuwenden. Es böten sich unendliche Möglichkeiten und Potenziale der KI für die öffentliche Verwaltung – nur wie, wie kann das gelingen und wirklich gut werden? 

Auch wenn dies eine fiktive Geschichte ist, Bestandteile dieser habe ich so oder so ähnlich im Rahmen meiner Arbeit erlebt, gehört. Tatsächlich übrigens so oder so ähnlich schon seit ca. 20 Jahren. Ungefähr im Herbst 2006 habe ich im Rechenzentrum der Uni Hamburg meinen Einstieg in die Arbeitswelt in einem Digitalisierungsprojekt erlebt.

Fragen, die bleiben

Was braucht´s Deiner Meinung nach, ergänzend zu meinen im Beitrag enthaltenen Empfehlungen, um die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung weiter voranzubringen und welche positiven Beispiele zur erfolgreichen Einführung von KI in der Verwaltung kennst du, vielleicht auch aus anderen Ländern? Wie konnte dies gut gelingen? Freu mich über und auf Deinen Kommentar.

Benötigst du Unterstützung in der Begleitung digitaler Transformationsvorhaben? Ich biete einerseits Impulsvorträge zur digitalen Resilienz an, moderiere kollegiale Beratungsformate zum Umgang mit Veränderungen und unterstütze Führungskräfte und Personalabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen in der Kommunikation von vor allem digitalen Veränderungsprojekten.